Bases de Licitación para Servicios de Impresión y Digitalización
$ 397.000
Reduce riesgos, mejora la disponibilidad y obtén mejores propuestas. Bases de licitación 100% editables para contratar servicios modernos de impresión y digitalización con foco en continuidad operacional, productividad y control de costos.
La calidad de un servicio de impresión no depende únicamente de los equipos instalados, sino de la capacidad del proveedor para asegurar continuidad operacional, productividad y una gestión eficiente de los recursos.
Esta plantilla te ayuda a definir expectativas claras, reducir ambigüedades y establecer criterios objetivos para evaluar proveedores. Su enfoque permite construir una licitación más sólida, evitar sobrecostos futuros y asegurar que el servicio evolucione junto con las necesidades de la organización.
El resultado es una contratación más transparente, mejores condiciones de servicio y mayor control sobre los costos y niveles de atención.
Índice
1. INTRODUCCIÓN
2. ANTECEDENTES GENERALES
2.1 Descripción del Servicio
2.2 Especificaciones Generales del Servicio
3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y ARQUITECTURA DE LA PLATAFORMA
3.1. Antecedentes equipos requeridos
3.2. Especificaciones Impresora BÁSICA
3.3. Especificaciones impresoras ESTÁNDAR
3.4. Especificaciones Impresora MULTIFUNCIONAL
3.5. Plataforma de Gestión Cloud
3.6. Estrategia de Equipos de Respaldo y Logística Concurrente
3.7. Plataforma de Gestión
3.8. Estimación de Crecimiento
4. CONTINUIDAD OPERACIONAL Y EXPERIENCIA DE SERVICIO
4.1. Soporte Técnico
4.2. Integración Modelo de servicio MDA (Omnicanalidad y Autogestión L1)
4.3. Cobertura Horaria
4.4. Técnicos Residentes
4.5. Mantenimiento Preventivo
4.6. Mantenimiento Correctivo
4.7. Provisión de Insumos y Repuestos
4.8. Requisitos de Ciberseguridad (Zero Trust y Secure by Design)
4.9. Inventario de Impresoras
4.10. Nuevos Requerimientos y Proyectos
5. CALIDAD DE SERVICIO
5.1. Niveles de Servicios (SLA/XLA)
5.2. Encuesta de Satisfacción
5.3. Auditorías
6. GESTIÓN DE SERVICIO
6.1 Modelo de Gobierno
6.2. Comité Ejecutivo Semestral
6.3 Comité Operativo Mensual
6.4 Reunión de Crisis Operativa
6.5 Reportes de Gestión
6.6 Dashboard del Servicio
7. IMPLEMENTACIÓN DEL SERVICIO
7.1. Requerimientos de implementación
7.2. Gestión del Cambio y Habilitación de Transición.
7.3. Oficina de proyectos (Agile PMO)
7.4. Capacitación
8. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS
9. ANEXO 1 : MULTAS
9.1. Multas por incumplimiento en la implementación:
9.2. Multas por incumplimiento en la entrega del servicio
10. ANEXO 2 : PLATAFORMA Y VOLÚMENES ACTUALES
10.1. Cantidad de Impresoras
10.2. Volumen de Impresión
10.3. Volumen de Digitalización
10.4. Especificación de Bandejas
10.5. Especificación Muebles
10.6. Histórico de Incidentes
11. ANEXO 3 : PLANILLA DE COTIZACIÓN
12. ANEXO 4 : CHECK LIST DE CUMPLIMIENTO DE RFP
Cantidad de Páginas y Clasificación de Contenidos
Total de páginas: 62 páginas de contenido técnico estructurado.
Clasificación analítica: El formato de las bases permite volcar el contenido en un archivo complementario indexado que clasifica cada párrafo en tres categorías:
- Descripciones (texto informativo),
- Requisitos (condiciones mandatorias de capacidad y seguridad) y
- Entregables (evidencias concretas que debe proveer el adjudicado).
Requisitos Técnicos Configurados en la Plantilla
Línea Base Funcional de Hardware:
- Impresora Básica: Monocromática, 35 ppm, 512 MB RAM, panel LCD >2″, tóners de 5.000 a 10.000 copias, ciclo mensual de 30k a 60k páginas.
- Impresora Estándar: Color con escáner (ADF RADF), 35 ppm, 1.024 MB RAM, panel táctil >4″, resolución 1200×1200 dpi, ciclo mensual de 40k a 100k páginas.
- Impresora Multifuncional: Color con escáner de alta exigencia (38/37 lados por minuto), 55 ppm BN / 50 ppm Color, 2.048 MB RAM, panel táctil >10″, ciclo mensual sobre 150k páginas.
- Conectividad e Identidad Cloud: Requisito obligatorio de Gigabit Ethernet, Wi-Fi 6/6E, compatibilidad móvil (AirPrint, Mopria) e integración nativa con identidades en la nube como Microsoft Entra ID (Azure AD) y SAML 2.0 / OIDC.
- Arquitectura de Ciberseguridad: Exigencia de encriptación de extremo a extremo (TLS 1.2/1.3), datos en reposo (AES-256), Secure Boot de fábrica, políticas de Acceso Condicional y sistemas de liberación segura por PIN o tarjeta corporativa.
- Sustentabilidad Ambiental: Obligatoriedad de un proceso certificado de mitigación de residuos tecnológicos alineado con la Ley 19.300 (modificada por la Ley 20.417) e informes semestrales de huella de carbono y economía circular.
Entregables y Herramientas de Gestión Incluidas
- Modelos de Gobierno y Comités: Estructura de reuniones con objetivos y participantes para el Comité Ejecutivo Semestral, Comité Operativo Mensual y Reunión de Crisis Operativa.
- Estructura de Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA/XLA): Tablas de metas para disponibilidad de la plataforma (99,8%), Tiempo de Respuesta (TTR), Tiempo Medio de Reparación (MTTR por zonas), Tasa de Automatización de tickets (mínimo 20%) y nivel de satisfacción neta (Experience Score mínimo 80%).
- Plan de Transición e Implementación: Requisitos para el despliegue incremental por fases (Agile Delivery), Carta Gantt, gestión del cambio, manuales de buenas prácticas y un plan de salida certificado (Exit Plan).
- Instrumento de Evaluación (Encuesta): Pauta de atributos con escala Likert (1 a 5) para evaluar el funcionamiento del hardware, velocidad, calidad de imagen, ruido, atascos, conectividad y soporte técnico.
- Dashboard y Reportes Extensivos: Especificación de parámetros en tiempo real (salud lógica, volúmenes segmentados por centro de costo/usuario, alarmas predictivas) y reportes mensuales exportables para auditorías financieras y de seguridad.
Herramientas Complementarias Incluidas (Formatos Excel)
Para asegurar una gestión impecable, la plantilla base se complementa con tres herramientas en Excel totalmente automatizadas y listas para usar:
- Anexo 3 – Planilla de Cotización: Formato estructurado para recibir y comparar ofertas económicas bajo dos modalidades: Híbrida (Costo Fijo + Variable) o Pure Cloud (100% Variable por hoja). Incluye una pestaña para el cronograma Gantt del proyecto.
- Anexo 4 – Check List de Cumplimiento: Matriz con 584 líneas de control para que los proveedores declaren formalmente (SÍ/NO) si cumplen con cada descripción, requisito y entregable del pliego antes de estampar su firma.
- Matriz de Análisis Comparativo: Cuadro comparativo exclusivo para el equipo evaluador de TI o Compras. Permite consolidar y ponderar las respuestas de los oferentes en paralelo frente a los 463 criterios técnicos del RFP.
Todo el ecosistema está 100% alineado y numerado en perfecta coherencia con los capítulos del RFP base, reduciendo el trabajo operativo de evaluación en un 80%.
Metodología de Uso Operativo del KIT de Licitación
El objetivo de este KIT es estructurar un proceso de licitación tecnológico cerrado y auditable, garantizando que todos los proveedores compitan bajo las mismas reglas y métricas lógicas. Su aplicación sigue una secuencia de 4 etapas operacionales:
Etapa 1: Parametrización de las Bases Técnicas (RFP)
- Abra el documento maestro del RFP (Base de Licitación).
- Reemplace los campos comodín
[NOMBRE EMPRESA]con los datos de su organización. - Complete las matrices vacías del Anexo 2 (Plataforma y Volúmenes Actuales) con el inventario histórico de su parque y sus consumos de impresión/digitalización mensuales.
- Adapte la tabla del Cronograma (Sección 1.2) con las fechas perentorias de su proceso de compras.
Etapa 2: Entrega de Requerimientos a los Oferentes
Al invitar a las empresas proveedoras a participar, envíe en el paquete de licitación:
- El documento RFP configurado en la Etapa 1.
- El archivo Anexo 3 – Planilla de Cotización Impresoras.xlsx (vacío).
- El archivo Anexo 4 – Check List de Cumplimiento Impresoras.xlsx (vacío).
Etapa 3: Declaración Obligatoria del Proveedor
Una vez finalizado el periodo de consultas, cada oferente debe responder adjuntando de manera mandatoria:
- Su propuesta técnica y de arquitectura de hardware.
- El Anexo 3 (Cotización) completo, seleccionando la opción financiera (Híbrida o Pure Cloud) que se ajuste a su modelo de costos.
- El Anexo 4 (Check List) con un «SÍ» o «NO» en cada una de las 584 líneas de control, validando formalmente el cumplimiento de cada requisito y entregable técnico. Este archivo debe incluir la firma del representante legal del oferente, transformándose en un documento contractual vinculante.
Etapa 4: Consolidación, Evaluación y Ponderación
Una vez recibidas las ofertas, el equipo evaluador interno de TI o Compras utiliza la herramienta Análisis Comparativo Propuestas Impresoras.xlsx:
- Abra las pestañas individuales (
OFERENTE 1,OFERENTE 2, etc.) e ingrese las declaraciones del Check List de cada proveedor. - En la pestaña principal (
COMPARATIVO) consolide el nivel de cobertura real de cada participante frente a los 463 criterios técnicos evaluables del pliego. - El cuadro de mando visual calculará el porcentaje de cumplimiento por capítulo (Ciberseguridad, SLAs, Implementación, etc.), entregando una puntuación objetiva para la adjudicación definitiva del contrato.
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